Punkt wyjścia
Firma prowadząca sprzedaż e-commerce korzystała z kilku systemów sprzedażowych i operatorów płatności. Informacje o zamówieniach, przelewach, zwrotach i korektach trafiały do księgowości z różnych źródeł.
W księgach widniały salda należności i zobowiązań, ale ich wyjaśnienie wymagało ręcznego przeszukiwania raportów, historii płatności i dokumentów sprzedażowych. Firma nie miała pewności, czy wszystkie transakcje zostały właściwie rozliczone.
Co sprawdziliśmy?
Przeanalizowaliśmy drogę danych od sprzedaży i płatności do zapisów na kontach księgowych. Nie zakładaliśmy, że informacje otrzymane z systemów są kompletne tylko dlatego, że zostały poprawnie zaimportowane.
Zakres działań
- uporządkowanie rozrachunków z klientami i dostawcami
- uzgodnienie płatności obsługiwanych przez bramki płatnicze
- identyfikacja nierozliczonych należności
- kontrola sprzedaży, zwrotów i wystawionych korekt
- wyszukanie zdublowanych faktur
- wykrycie dokumentów ujętych w niewłaściwym okresie
- poprawienie błędnej klasyfikacji kosztów
- sprawdzenie stawek VAT i sposobu ujęcia transakcji
- przygotowanie listy pozycji wymagających wyjaśnienia
Rezultat
Powstał czytelny system, w którym można prześledzić drogę od transakcji i płatności aż do właściwego zapisu w księgach. Zarząd otrzymał salda, których pochodzenie dało się wyjaśnić, a zespół księgowy mógł szybciej wskazywać brakujące dokumenty i nierozliczone pozycje.
Przed analizą
Po analizie
Przed analizą Salda bez czytelnego powiązania z transakcjami
Po analizie Rozrachunki połączone z fakturami i płatnościami
Przed analizą Ręczne szukanie przyczyn różnic
Po analizie Lista konkretnych pozycji do wyjaśnienia
Przed analizą Niepewność co do kompletności danych
Po analizie Możliwość prześledzenia całego rozliczenia