Punkt wyjścia
Po skorygowaniu wcześniejszych nieprawidłowości część problemów zaczęła wracać. Dokumenty nadal trafiały do księgowości z opóźnieniem, transakcje były niewłaściwie opisywane, a nietypowe zakupy nie posiadały odpowiedniego uzasadnienia.
Firma potrzebowała nie tylko korekty danych historycznych, ale również zasad ograniczających ryzyko kolejnych błędów.
Co zrobiliśmy?
Wskazaliśmy zespołowi klienta, które informacje należy sprawdzać przed dokonaniem transakcji, jakie dokumenty trzeba zachować i jak kontrolować najważniejsze obszary po zamknięciu miesiąca.
Zakres działań
- pokazanie sposobu sprawdzania statusu i aktywności numeru NIP kontrahenta
- określenie danych weryfikowanych przed zawarciem transakcji
- wyjaśnienie sposobu dokumentowania nietypowych wydatków
- uporządkowanie zasad dokumentowania sprzedaży i korekt
- przygotowanie zasad opisywania ruchów magazynowych
- omówienie raportów księgowych i rozrachunków
- wskazanie zdarzeń generujących największe koszty
- określenie sytuacji wymagających dodatkowych dokumentów
- ustalenie, kto odpowiada za przekazanie poszczególnych danych
- wprowadzenie regularnej kontroli najważniejszych obszarów
Nie chcemy co miesiąc poprawiać tego samego błędu. Chcemy usunąć przyczynę, przez którą powstaje.
Rezultat
Jakość danych źródłowych zaczęła się poprawiać, a liczba powtarzających się problemów malała. Klient lepiej rozumiał, jak podejmowane decyzje wpływają na księgi, podatki i raporty finansowe.