Shopify i WooCommerce a księgowość – jakie dane powinny trafiać do biura rachunkowego?

Prowadząc sklep internetowy na Shopify albo WooCommerce, możesz mieć wrażenie, że księgowość powinna być prosta. Klient składa zamówienie, płaci, pieniądze trafiają na konto, a Ty przekazujesz księgowej faktury i wyciąg bankowy. W praktyce między kliknięciem „kupuję” a zaksięgowaniem sprzedaży dzieje się jednak znacznie więcej. Pojawiają się rabaty, zwroty, koszty dostawy, prowizje od płatności, wypłaty realizowane z opóźnieniem, różne waluty, a przy sprzedaży zagranicznej również dodatkowe informacje dotyczące VAT. Dlatego księgowość e-commerce nie może opierać się wyłącznie na tym, co ostatecznie wpłynęło na rachunek firmy.

To szczególnie ważne, jeśli dopiero zakładasz jednoosobową działalność gospodarczą i próbujesz zrozumieć podstawy. Na początku większość przedsiębiorców skupia się na takich tematach jak księgowość JDG, JDG podatki, JDG podatek dochodowy, kwota wolna od podatku czy VAT w JDG. To naturalne, ale w sklepie internetowym dochodzi jeszcze jedna warstwa: trzeba zadbać o to, aby dane ze sprzedaży dało się poprawnie połączyć z płatnościami i dokumentami przekazywanymi do księgowości. Im wcześniej uporządkujesz ten proces, tym mniej czasu będziesz później poświęcać na szukanie brakujących zamówień, tłumaczenie różnic w kwotach i odpowiadanie na pytania biura rachunkowego.

Najważniejsza zasada jest prosta. Sklep pokazuje, co zostało sprzedane, natomiast rachunek bankowy i systemy obsługujące płatności pokazują, w jaki sposób przepłynęły pieniądze. To nie są te same informacje. Jeżeli klient zapłacił 300 zł, operator płatności może potrącić prowizję i przekazać na Twoje konto mniej. Jeżeli kilka dni później klient zwróci produkt, pojawi się kolejna operacja. Sam przelew na konto nie mówi więc księgowej, jaka była wartość zamówień, ile pieniędzy zwrócono klientom i jaka część różnicy wynikała z kosztów obsługi płatności. Dobra księgowość działalności gospodarczej prowadzącej sprzedaż online potrzebuje pełnego obrazu, a nie tylko końcowego salda.

Czy ten temat dotyczy właśnie Ciebie?

Jeśli sprzedajesz przez Shopify albo WooCommerce, dopiero przygotowujesz swój sklep lub planujesz przenieść większą część działalności do internetu, ten temat dotyczy Cię praktycznie od początku. Nie musisz mieć setek zamówień miesięcznie ani prowadzić dużej firmy. Już przy kilkunastu lub kilkudziesięciu transakcjach mogą pojawić się sytuacje, w których kwota widoczna w sklepie nie będzie identyczna z kwotą, która wpłynęła na firmowe konto. Wystarczy jeden zwrot, kupon rabatowy, kilka metod płatności albo wypłata środków przesunięta na kolejny miesiąc.

Szczególnie warto przyjrzeć się swojemu procesowi, jeśli przyjmujesz płatności online, oferujesz rabaty, obsługujesz zwroty albo pozwalasz klientom korzystać z kilku sposobów płatności. To samo dotyczy osób, które zaczynają sprzedawać za granicę. Wtedy oprócz samej wartości zamówienia znaczenie mogą mieć kraj klienta, kraj dostawy, waluta oraz sposób rozliczenia VAT. Jeżeli Twoja księgowość jednoosobowej firmy ma być przygotowana na rozwój e-commerce, tych danych nie warto zbierać dopiero wtedy, gdy pojawi się problem.

Dobrym sygnałem ostrzegawczym jest również sytuacja, w której co miesiąc wysyłasz księgowej przede wszystkim faktury kosztowe oraz wyciąg z rachunku bankowego i zakładasz, że na tej podstawie można odtworzyć całą sprzedaż. W e-commerce pieniądze często przechodzą przez dodatkowy etap, zanim znajdą się na koncie. Po drodze mogą zostać pomniejszone o prowizje, zwroty czy inne korekty. Jeżeli choć jedna z tych sytuacji brzmi znajomo, sam raport pokazujący „sprzedaż w tym miesiącu” prawdopodobnie nie będzie wystarczający.

Nie oznacza to, że jako właściciel sklepu musisz zostać specjalistą od podatków albo nauczyć się analizować kilkanaście raportów. Dobrze ustawiony proces księgowości e-commerce powinien być dla Ciebie możliwie prosty. Twoim zadaniem jest przede wszystkim zadbać o to, żeby właściwe informacje trafiały do biura rachunkowego regularnie i w takiej formie, którą można sprawdzić oraz powiązać z konkretnymi zamówieniami.

Jakie dane z Shopify lub WooCommerce powinny trafiać do księgowości?

Biuro rachunkowe potrzebuje czegoś więcej niż miesięcznej informacji o łącznej wartości sprzedaży. Powinno być w stanie prześledzić drogę od konkretnego zamówienia, przez płatność i ewentualny zwrot, aż do pieniędzy, które ostatecznie pojawiły się na rachunku bankowym. Nie chodzi przy tym o przekazywanie księgowej każdego możliwego raportu dostępnego w panelu sklepu. Ważniejsze jest to, aby dane były kompletne, pochodziły z tego samego okresu i dało się je ze sobą połączyć.

Pełna lista zamówień i sprzedaży

Podstawą jest eksport zamówień. Dla każdego zamówienia powinno być możliwe sprawdzenie jego numeru, daty, statusu oraz wartości. Przydatne są również informacje o rabacie, koszcie dostawy, naliczonym VAT, kraju klienta i walucie. Jeżeli sprzedajesz produkty objęte różnymi stawkami VAT, dane powinny być wystarczająco szczegółowe, aby było wiadomo, co dokładnie zostało sprzedane i jak została wyliczona końcowa wartość zamówienia.

Znaczenie mają również statusy. Zamówienie utworzone przez klienta nie zawsze oznacza zakończoną sprzedaż. Klient może nie zapłacić, anulować zakup albo otrzymać zwrot. Dlatego księgowość JDG prowadzącej sklep internetowy nie powinna opierać się wyłącznie na liczbie wszystkich zamówień widocznych w panelu. Biuro musi mieć możliwość rozróżnienia transakcji opłaconych, anulowanych, niezapłaconych i zwróconych. Sam status zamówienia nie przesądza jednak o sposobie jego rozliczenia podatkowego — ocenia to księgowość na podstawie rodzaju transakcji i właściwych dat.

Warto także zwrócić uwagę na daty. Sklep może przechowywać między innymi datę złożenia zamówienia, datę płatności oraz datę realizacji. Nie oznacza to jednak, że jedna z tych dat zawsze automatycznie wyznacza moment rozliczenia podatkowego. Raport w panelu sklepu jest przede wszystkim narzędziem do analizy sprzedaży, a nie gotową ewidencją podatkową. Jeżeli Ty patrzysz na raport przygotowany według jednej daty, a biuro analizuje transakcje według zasad podatkowych i innych informacji, miesięczne wartości mogą się od siebie różnić mimo braku błędu. Dlatego sposób przekazywania danych dobrze jest uzgodnić z księgowością raz, a później stosować go konsekwentnie.

Zwroty, anulowania i korekty

Zwroty są jednym z powodów, dla których sama końcowa kwota sprzedaży nie daje księgowej pełnego obrazu. Jeżeli klient pierwotnie zapłacił za produkt 400 zł, a następnie otrzymał zwrot 400 zł, w danych powinny być widoczne obie operacje. Nie wystarczy informacja, że końcowy wynik został pomniejszony. Trzeba wiedzieć, którego zamówienia dotyczył zwrot, kiedy został wykonany oraz jaka kwota została oddana klientowi.

Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej przy zwrotach częściowych. Klient może zwrócić jeden z kilku produktów albo otrzymać zwrot dotyczący również kosztów dostawy. Może też skorzystać wcześniej z rabatu. Dla właściciela sklepu najważniejszy jest zwykle fakt, że pieniądze zostały zwrócone i sprawa jest zakończona. Dla księgowości potrzebne jest jednak połączenie tej operacji z wcześniejszym zamówieniem i dokumentami dotyczącymi sprzedaży.

Podobnie jest z anulowanymi zamówieniami i korektami. Jeżeli sklep rośnie, próba odtworzenia takich zdarzeń po kilku miesiącach potrafi zająć znacznie więcej czasu niż regularne przekazywanie uporządkowanych informacji. To szczególnie istotne przy księgowości jednoosobowej firmy, w której właściciel często sam zajmuje się sklepem, reklamą, obsługą klienta i logistyką. Im mniej wyjątków trzeba później ręcznie wyjaśniać, tym sprawniej działa całość.

Płatności, prowizje i wypłaty na konto

To obszar, który na początku najłatwiej źle zrozumieć. Kwota wpływająca na konto nie musi być równa wartości zamówień opłaconych przez klientów. Operator obsługujący płatność może najpierw zebrać pieniądze od klientów, następnie potrącić prowizje, uwzględnić wykonane zwroty lub inne korekty i dopiero później przesłać pozostałą kwotę na rachunek przedsiębiorcy. Z perspektywy banku widzisz jeden przelew. Z perspektywy sklepu za tym przelewem może stać kilkanaście albo kilkadziesiąt osobnych zamówień.

Załóżmy, że klienci pierwotnie zapłacili za zamówienia 12 300 zł. Następnie 1 200 zł zwrócono klientom, operator potrącił 310 zł prowizji i 90 zł opłat za przewalutowanie. Na rachunek firmy trafiło więc 10 700 zł. Dlatego samego przelewu 10 700 zł nie można utożsamiać z wartością sprzedaży. Księgowość potrzebuje danych, które pokażą, jakie zamówienia składały się na pierwotne płatności, jakie zwroty pojawiły się później i jakie opłaty zostały potrącone przed wypłatą.

Biuro powinno więc otrzymać informacje pozwalające połączyć zamówienia z płatnościami i wypłatami. Nie musisz samodzielnie wykonywać skomplikowanych uzgodnień, ale dane powinny umożliwiać odpowiedź na proste pytanie: dlaczego przy określonych płatnościach klientów na konto firmy wpłynęła właśnie taka kwota? Jeśli da się to łatwo sprawdzić, księgowość e-commerce ma znacznie lepszą podstawę do prawidłowego rozliczenia działalności.

Faktury i koszty związane ze sklepem

Sprzedaż to tylko jedna strona działalności. Do księgowości powinny trafiać również dokumenty dotyczące kosztów prowadzenia sklepu. Mogą to być opłaty za korzystanie z platformy, hosting, aplikacje i dodatkowe funkcje, prowizje za obsługę płatności, koszty dostawy, usługi związane z magazynowaniem i wysyłką produktów czy inne narzędzia potrzebne do prowadzenia e-commerce.

W praktyce część takich kosztów jest łatwa do przeoczenia, szczególnie gdy opłaty są pobierane automatycznie z karty albo potrącane jeszcze przed wypłatą pieniędzy na rachunek. Przedsiębiorca widzi więc przede wszystkim kwotę, która trafia na konto, ale księgowość potrzebuje także informacji o kosztach, które pojawiły się po drodze. Właśnie dlatego warto rozdzielić raportowanie sprzedaży od raportowania płatności i kosztów.

Jeżeli dopiero poznajesz takie tematy jak JDG podatki, VAT w JDG czy JDG podatek dochodowy, nie musisz od razu rozumieć wszystkich zasad rozliczania każdego rodzaju kosztu. W codziennej pracy ważniejsze jest wyrobienie prostego nawyku: dokument związany z kosztem prowadzenia sklepu nie powinien zostać tylko w skrzynce mailowej, panelu usługi albo na karcie płatniczej. Powinien trafić do procesu księgowego zgodnie z zasadami ustalonymi z biurem.

Dane potrzebne przy sprzedaży zagranicznej

Kiedy zaczynasz sprzedawać klientom spoza Polski, sama kwota zamówienia przestaje być wystarczającą informacją. Biuro rachunkowe powinno otrzymać między innymi informacje o kraju klienta i kraju dostawy, o tym, czy kupującym jest konsument czy firma, o walucie transakcji oraz zastosowanym VAT. Przy sprzedaży firmom potrzebne mogą być również dane podatkowe nabywcy.

Nie oznacza to, że musisz samodzielnie ustalać sposób podatkowego rozliczenia każdej zagranicznej transakcji. Ważne jest natomiast, żeby sklep i cały proces sprzedażowy zbierały dane, których księgowość będzie potrzebowała do oceny sytuacji. Jeżeli w raporcie znajduje się tylko nazwa klienta i końcowa kwota, biuro może być zmuszone wracać do Ciebie po dodatkowe informacje. Przy kilku zamówieniach może to być drobna niedogodność. Przy kilkuset transakcjach miesięcznie szybko staje się to poważnym problemem organizacyjnym.

Jest to szczególnie ważne dla osób, które planują rozwój JDG poprzez wejście na kolejne rynki. Księgowość działalności gospodarczej sprzedającej wyłącznie w Polsce jest prostsza pod względem przepływu danych niż księgowość e-commerce obsługującego klientów z różnych krajów, różne waluty i różne rodzaje transakcji. Dlatego ekspansję dobrze przygotować nie tylko od strony marketingowej i logistycznej, ale również od strony danych przekazywanych do biura rachunkowego.

Shopify i WooCommerce – gdzie pojawiają się różnice?

Cel w przypadku obu platform jest dokładnie taki sam: księgowość powinna dostać informacje pozwalające sprawdzić zamówienia, sprzedaż, podatki, zwroty, koszty oraz przepływ pieniędzy. Różnica polega przede wszystkim na tym, skąd te dane są pobierane i jak wiele elementów trzeba ze sobą połączyć.

W przypadku Shopify duża część informacji o zamówieniach, sprzedaży i podatkach znajduje się w ramach jednego środowiska. Dla księgowości szczególnie przydatne są pełne eksporty zamówień oraz raporty pozwalające sprawdzić sprzedaż, zwroty, podatki i koszty dostawy. Osobno trzeba jednak patrzeć na informacje dotyczące rozliczeń płatniczych i faktycznych wypłat środków. Raport sprzedażowy pokazuje, co działo się w sklepie, natomiast dane dotyczące wypłat pozwalają zobaczyć, jak poszczególne płatności i korekty przełożyły się na pieniądze przekazane przedsiębiorcy.

WooCommerce daje większą swobodę konfiguracji, ale ta elastyczność oznacza, że dane mogą pochodzić z większej liczby miejsc. Sam sklep zawiera informacje o zamówieniach, sprzedaży, podatkach, rabatach i zwrotach, lecz sposób obsługi płatności, faktur czy innych elementów może zależeć od konfiguracji oraz dodatkowych integracji. W praktyce oznacza to, że biuro rachunkowe powinno wiedzieć nie tylko, że korzystasz z WooCommerce, ale również jak zorganizowany jest Twój sklep i skąd pochodzą poszczególne informacje.

Przy WooCommerce szczególną uwagę warto poświęcić również statusom zamówień i sposobowi przygotowywania raportów. To, które zamówienia zostaną ujęte w danym zestawieniu i według jakiej daty będą liczone, może wpływać na wartości widoczne w panelu. Nie oznacza to jednak, że sposób prezentowania danych w raporcie sklepu automatycznie odpowiada zasadom rozliczenia podatkowego.

Raport sprzedażowy wygenerowany przez Shopify lub WooCommerce nie staje się automatycznie ewidencją księgową lub podatkową. To źródło danych, które biuro rachunkowe wykorzystuje przy rozliczeniu sprzedaży. Z perspektywy osoby prowadzącej JDG nie trzeba zapamiętywać wszystkich technicznych różnic między tymi platformami. Znacznie ważniejsza jest zasada, że niezależnie od wybranego rozwiązania biuro powinno otrzymać dane pozwalające przejść od zamówienia przez płatność, zwrot lub korektę aż do rzeczywistego wpływu środków na konto. Jeśli tego połączenia brakuje, problemem nie jest konkretny system, lecz niepełny proces przekazywania informacji.

Co się stanie, jeśli tego nie zrobisz?

Przy małym sklepie brak uporządkowanego procesu może przez pewien czas pozostawać niezauważony. Jeżeli masz kilka lub kilkanaście zamówień, jesteś w stanie otworzyć panel sklepu, sprawdzić pojedyncze płatności i samodzielnie znaleźć przyczynę różnicy. Dlatego na początku łatwo dojść do wniosku, że dodatkowe dane są niepotrzebne i wystarczy przekazywać księgowej wyciąg z banku oraz podstawowe dokumenty.

Problem pojawia się wraz ze wzrostem sprzedaży. Jeśli jednego miesiąca masz już kilkaset zamówień, kilkadziesiąt zwrotów, różne rabaty i kilka sposobów płatności, ręczne odtwarzanie przepływu pieniędzy zaczyna zajmować dużo czasu. W panelu sklepu możesz widzieć jedną wartość, na rachunku bankowym inną sumę wpływów, a w raportach dotyczących płatności jeszcze inne kwoty. Bez możliwości połączenia tych danych trudno szybko ustalić, skąd wynika różnica.

Może się wtedy okazać, że część zwrotów lub rabatów nie została odpowiednio powiązana z pierwotnymi zamówieniami, a prowizje są widoczne jedynie jako różnica między płatnościami klientów a przelewem na konto. Przy sprzedaży zagranicznej dochodzi dodatkowo ryzyko, że biuro nie otrzyma wszystkich danych potrzebnych do właściwego rozpoznania transakcji i VAT. W takiej sytuacji księgowa musi wracać do właściciela sklepu z kolejnymi pytaniami, a przedsiębiorca zaczyna szukać informacji w kilku panelach, wiadomościach e-mail i historii płatności.

Największym kosztem nie zawsze jest więc sam błąd. Często jest nim czas potrzebny na jego wyjaśnienie. Właściciel sklepu zamiast zajmować się sprzedażą, reklamą czy rozwijaniem oferty próbuje ustalić, dlaczego wypłata sprzed dwóch miesięcy nie odpowiada wartościom widocznym w sklepie z tego samego okresu. Jeżeli dane były przekazywane regularnie i w spójnej formie, takie sytuacje są znacznie prostsze do wyjaśnienia. Jeżeli nie były, trzeba odtwarzać historię krok po kroku.

Dlatego uporządkowanie księgowości JDG w e-commerce warto potraktować jako element przygotowania firmy do wzrostu, a nie jako dodatkową formalność. Problem rzadko jest widoczny przy pierwszych kilkunastu zamówieniach. Staje się dużo bardziej odczuwalny wtedy, gdy sprzedaż rośnie, a wraz z nią liczba płatności, zwrotów, kosztów i nietypowych sytuacji, które trzeba później połączyć w jeden spójny obraz.

Prosta checklista: co przekazać księgowej co miesiąc?

Najprostszy model polega na przekazywaniu co miesiąc tego samego zestawu informacji za jasno określony okres. Powinien się w nim znaleźć pełny eksport zamówień, raport pokazujący sprzedaż, VAT, rabaty, dostawę i zwroty, informacje o korektach i anulowaniach oraz dane pozwalające połączyć płatności klientów z wypłatami na rachunek bankowy. Do tego dochodzą faktury i inne dokumenty dotyczące kosztów prowadzenia sklepu, a także wyciąg bankowy.

Jeżeli prowadzisz sprzedaż zagraniczną, do miesięcznych danych warto dołączyć informacje o kraju klienta i kraju dostawy, o tym, czy kupującym jest konsument czy firma, o walucie transakcji oraz zastosowanym VAT. Biuro powinno również wiedzieć o nietypowych zdarzeniach, których nie da się łatwo odczytać z samych raportów. Może to być większy zwrot, opóźniona wypłata środków, nowy kanał sprzedaży albo istotna zmiana w sposobie działania sklepu.

Nie chodzi o to, aby co miesiąc zasypywać księgową przypadkowymi plikami. Lepszy jest mniejszy, ale stały i kompletny zestaw danych, który za każdym razem wygląda podobnie. Dzięki temu księgowość działalności gospodarczej nie musi za każdym okresem rozliczeniowym od nowa ustalać, z którego pliku pochodzą informacje o zamówieniach, gdzie znajdują się zwroty i dlaczego wartość wpływów bankowych różni się od kwot widocznych w sklepie.

Jak zrobić to dobrze od początku?

Najlepszym rozwiązaniem jest ustalenie stałego sposobu przekazywania danych jeszcze zanim sklep zacznie generować dużą liczbę zamówień. Zamiast na koniec każdego miesiąca zastanawiać się, co właściwie wysłać księgowej, warto ustalić jeden powtarzalny proces. Wiadomo wtedy, z jakiego okresu pobierasz raporty, jakie dane eksportujesz ze sklepu, skąd bierzesz informacje o płatnościach i wypłatach oraz jakie dokumenty dotyczące kosztów powinny zostać dołączone.

Taki proces powinien być na tyle prosty, aby dało się go powtarzać co miesiąc bez analizowania całego systemu od początku. Jeżeli w danych pojawi się nietypowa sytuacja, możesz dołączyć krótkie wyjaśnienie. Jeśli wszystko przebiegło standardowo, księgowość dostaje ten sam zestaw informacji co wcześniej. Dzięki temu zarówno Ty, jak i biuro rachunkowe wiecie, czego się spodziewać.

To ważne szczególnie wtedy, gdy planujesz rozwijać sklep. Przy kilku zamówieniach miesięcznie niemal każdy problem da się rozwiązać ręcznie. Przy kilkuset zamówieniach ten sam sposób pracy zaczyna zabierać coraz więcej czasu. Dlatego przygotowanie księgowości e-commerce do wzrostu warto rozpocząć wcześniej niż samą ekspansję. Kiedy wchodzisz na nowe rynki, dodajesz kolejne metody płatności albo zwiększasz liczbę zamówień, nie musisz jednocześnie budować całego procesu księgowego od zera.

W ReCount można od początku ustalić sposób współpracy tak, aby dane ze sklepu, płatności i rachunku bankowego trafiały do księgowości w uporządkowany sposób. Dla przedsiębiorcy oznacza to przede wszystkim mniej ręcznego sprawdzania i mniej sytuacji, w których trzeba po kilku tygodniach wracać do starego zamówienia, żeby wyjaśnić różnicę w liczbach. Dobra księgowość jednoosobowej firmy prowadzącej e-commerce powinna pomagać uporządkować rozwijający się biznes, a nie dokładać właścicielowi kolejnych zadań administracyjnych.